L’anatomie d’une facture conforme au Québec

Une facture n'est pas qu'une demande de paiement : c'est un document fiscal et légal. En manquer des éléments ralentit vos encaissements (les comptables des clients la retournent) et fragilise vos dossiers en cas de litige ou de vérification.

La liste de vérification

• Vos identifiants d'entreprise : nom légal, adresse, NEQ (numéro d'entreprise du Québec).
• Vos numéros de taxes : numéro de TPS et numéro de TVQ. Sans eux, le client ne peut pas réclamer ses crédits de taxe sur intrants — et son comptable retournera la facture.
• Numéro de licence RBQ si la facture porte sur des travaux de construction assujettis.
• Numérotation séquentielle sans trous inexpliqués. Les numéros de facture s'attribuent à l'émission, pas au brouillon — les séquences pleines de trous attirent l'attention en vérification.
• Date d'émission et conditions de paiement (net 30, intérêts de retard le cas échéant — le taux d'intérêt doit être écrit pour être exigible).
• Le détail des travaux : main-d'œuvre, pièces, déplacement, chacun sur sa ligne avec ses taxes.
• TPS et TVQ sur des lignes distinctes, avec les montants exacts.
• La langue du client : pour un client québécois, version française disponible (voir notre billet sur la Loi 96).

Le réflexe qui change tout

La conformité ne doit pas dépendre de la mémoire de la personne qui facture. Dans MainteQC, le NEQ, les numéros de taxes et la licence RBQ se configurent une fois et apparaissent sur chaque document; la numérotation est séquentielle à l'émission; les taxes se calculent ligne par ligne; et la facture suit la langue du client. La facture part bonne du premier coup — et l'encaissement suit.