Le kilométrage : rembourser vos techniciens, facturer vos clients — ou les deux

Pour une entreprise de service, la route est un centre de coût invisible. Entre le remboursement des techniciens qui utilisent leur véhicule personnel et le temps de déplacement non facturé, beaucoup d'entreprises perdent plusieurs centaines de dollars par semaine sans le voir.

Le remboursement à l'employé

L'ARC publie chaque année un taux par kilomètre jugé raisonnable (vérifiez le taux courant de l'année — il bouge). Rembourser à ce taux ou moins : non imposable pour l'employé, déductible pour vous. Rembourser plus : l'excédent devient un avantage imposable.

Le vrai problème n'est pas le taux, c'est la mesure. Le carnet de bord papier est systématiquement arrondi à la hausse (rarement par malice — par estimation). Sur 4 techniciens, 10 km gonflés par jour, c'est plus de 7 000 $ par année.

Les trois sources de vérité

• Trace GPS : la distance réellement parcourue, captée automatiquement pendant le trajet déclaré.
• Odomètre : la solution de secours pour les réclamations sans GPS.
• Distance d'itinéraire calculée : la vérification de cohérence — si la réclamation dépasse l'itinéraire de plus de 25 %, elle mérite un regard.

MainteQC capte les trois et signale les écarts, avec une file d'approbation pour les réclamations au-dessus de votre seuil.

Refacturer au client?

Trois politiques possibles, et les trois sont légitimes selon votre marché : absorber (inclus dans le taux horaire), frais de déplacement fixes par visite, ou refacturation au kilomètre (avec majoration ou non). L'important est la transparence : une ligne « Déplacement » claire sur la facture passe mieux qu'un taux horaire gonflé en douce.

Dans MainteQC, la politique se règle une fois (par défaut ou par client) et la ligne se génère automatiquement. La paie, elle, calcule le remboursement par période sans ressaisie. Détails sur la page fonctionnalités.